Privacyverklaring Sportvereniging Heeten Sportief

​

In deze privacyverklaring wordt helder en transparant weergegeven hoe de vereniging omgaat met persoonsgegevens van haar gym- en volleyballeden.

​

De vereniging wil de privacy van leden, aspirant-leden, oud-leden en vrijwilligers waarborgen om onrechtmatig gebruik te voorkomen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Sportvereniging Heeten Sportief houdt zich in alle gevallen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder Europese wetgeving Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

​

Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:

• Persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn in dit document beschreven;

• Verwerking van persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verwerkt worden;

• De vereniging om uitdrukkelijke toestemming vraagt als zij deze nodig heeft voor de verwerking van de persoonsgegevens;

• De vereniging passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;

• Geen persoonsgegevens doorgegeven worden aan andere partijen, ténzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• De vereniging op de hoogte is van rechten omtrent persoonsgegevens en deze respecteert.

 

De sportvereniging Heeten Sportief is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Indien er na het doornemen van de privacyverklaring vragen zijn, kan contact opgenomen worden met de vereniging via de contactgegevens die aan het eind van dit document zijn vermeld.

​

Verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens van leden en vrijwilligers worden door sportvereniging Heeten Sportief opgeslagen in twee systemen:

• Ledenadministratie- en contributieprogramma ‘PC leden’;

• Factuuradministratieprogramma King.

​​

Deze programma’s zijn geïnstalleerd op de thuiscomputers van de ledenadministrateur en penningmeester. De programma’s zijn beveiligd met een wachtwoord. De computers zijn beveiligd met antivirusprogramma’s om hacken te voorkomen.

​

Persoonsgegevens worden door de vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Administratieve doeleinden zoals:

  • Het bijhouden van een ledenregister;

  • Het innen van de contributie;

  • Het eventueel aanmelden van volleyballeden als lid bij de NEVOBO; o Het eventueel aanmelden van turnleden bij de KNGU;

• Informatie voor de leden en vrijwilligers via de Sportbrief;

• Communicatie met de leden en vrijwilligers via internet (mail of whatsapp), telefoon of

  persoonlijk aan huis;

• Het vervaardigen van vrijwilligerslijsten, teamindelingslijsten of andere lijsten voor activiteiten

  die gerelateerd zijn aan de sportvereniging of de promotie daarvan. Deze lijsten kunnen tussen leden onderling gedeeld worden en op de website gepubliceerd worden.

​​

Voor elk van deze doelen wordt niet meer informatie verstrekt dan strikt noodzakelijk is voor dat doel. Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

• Het door het betreffende lid ingevulde Lidmaatschaps-overeenkomstformulier;

• De door de vrijwilliger verstrekte NAW-gegevens en overige bereikbaarheidsgegevens.

  Voor de bovenstaande doelstellingen zal de vereniging de volgende persoonsgegevens aan leden vragen:

  • Voornaam;

  • Tussenvoegsel;

  • Achternaam;

  • Adres/postcode/woonplaats;

  • Telefoonnummers (vast en mobiel);

  • E-mailadres;

  • Geslacht;

  • Geboortedatum;

  • IBAN-nummer;

  • Bij een minderjarig lid extra de NAW- en bereikbaarheidsgegevens van een ouder of voogd;

  • Een pasfoto van het lid (alleen bij volleybal).

 

De vereniging verklaart geen gegevens te verzamelen of te distribueren zoals godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke geaardheid, medische toestand, Burgerservicenummers e.d.

​

Door het ondertekenen van de lidmaatschapsovereenkomst geeft het lid (bij minderjarige leden een ouder of voogd) en vrijwilligers toestemming aan de sportvereniging Heeten Sportief om de gegevens voor de in dit privacy document benoemde doelstellingen te verwerken.

​

Bewaartermijn

Sportvereniging Heeten Sportief bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

​

Uw persoonsgegevens worden door opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde doelen:

• Gedurende de looptijd van de lidmaatschapsovereenkomst;

• Na het beëindigen van de lidmaatschapsovereenkomst nog maximaal 2 jaar t.b.v. naslag. 

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die leden verstrekken kunnen door de vereniging aan derde partijen verstrekt worden indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

​

Zo wordt gebruikt gemaakt van de volgende derde partijen:

• Nevobo voor het voeren van haar ledenadministratie;

• KNGU voor het voeren van haar ledenadministratie (via de sportvereniging in Heino);

• Gemeente Raalte voor waarderingssubsidie aanvraag.

 

Met deze partijen (verwerkers) worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. De vereniging zal de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens niet doorgeven aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens kan opvragen. In een dergelijk geval zal de vereniging medewerking verlenen en is verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden indien het lid hiervoor schriftelijk toestemming heeft verstrekt.

​

Minderjarigen

De vereniging verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of andere wettelijke vertegenwoordiger.

 

Beveiliging

De vereniging heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van leden te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo zijn bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens sportvereniging Heeten Sportief van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

• Het hanteren van een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle systemen;

• Er worden back-ups gemaakt van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij

• fysieke of technische incidenten, deze back-ups worden bij de betreffende persoon thuis

  bewaard;

• Maatregelen worden periodiek geëvalueerd en aangepast als daar aanleiding voor is;

• Vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

   

Rechten omtrent uw gegevens

Leden hebben, na een verzoek daartoe, binnen 1 maand recht op inzage, wijziging, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens zoals die bij de vereniging bekend zijn. Leden hebben ook het recht om de verwerking tijdelijk stil te zetten (recht op beperking). Tevens kunnen leden bezwaar maken (recht van verzet) tegen de verwerking van haar persoonsgegevens (of een deel hiervan) door de vereniging of door een van de verwerkers. Ook hebben leden het recht om de door hen verstrekte gegevens door de vereniging te laten overdragen aan zichzelf of in opdracht van leden direct aan een andere partij. Daarvoor kan het voorkomen dat leden zich moeten legitimeren voordat gehoor gegeven kan worden aan voornoemde verzoeken. Als persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een door lid gegeven toestemming, dan heeft het lid altijd het recht deze toestemming in te trekken.

 

Klachten

Mocht er een klacht ontstaan over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kan daarvoor contact worden opgenomen met de vereniging. De vereniging zal de klacht onderzoeken en proberen te verhelpen. Daarnaast hebben leden altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

Vragen

Als leden of aspirant-leden naar aanleiding van het Privacy Statement vragen of opmerkingen hebben, kunnen zij contact opnemen met de vereniging via het emailadres ledenadmHS@gmail.com